Is alle besproken informatie vertrouwelijk?
Tijdens de mediation is het belangrijk dat alle deelnemers zich vrij voelen om hun kant van het conflictverhaal, hun gevoel en ervaringen daarbij, openlijk te delen. Deelnemers durven dat te doen wanneer er een veilige omgeving is, waarin vertrouwen voorop staat. Hiertoe ondertekenen deelnemers en mediator, bij aanvang, een mediationovereenkomst. Deze overeenkomst legt vast dat deelnemers vertrouwelijk om moeten gaan met de besproken onderwerpen, dat de informatie niet gedeeld mag worden met derden, noch gebruikt voor andere procedures. Deze geheime informatie kan later dus niet tegen de deelnemer worden gebruikt. Deze werkwijze stimuleert openheid en het vinden van (creatieve) oplossingen. De geheimhouding blijft ook geldig ná de mediation.
Op het moment dat deelnemers tot definitieve afspraken zijn gekomen, legt de mediator deze vast in een (vaststellings)overeenkomst. Alleen de deelnemers, en niet de mediator, ondertekenen deze overeenkomst. Afspraken die vastliggen in de (vaststellings)overeenkomst, zijn bindend.
Alleen nieuwe informatie valt onder de geheimhouding
Geheimhouding is niet van toepassing op informatie die bij aanvang van mediation al bekend was of had kunnen zijn. Reeds besproken onderwerpen of gedane voorstellen buiten de mediation zijn dus niet geheim. De nieuwe informatie binnen de mediation is wel geheim.
Afwijkende afspraken maken mag
Deelnemers kunnen tijdens de mediation afspreken welke informatie wel en welke informatie niet onder de geheimhouding valt. Een veelvoorkomende afspraak binnen de arbeidsmediation is dat de werkgever en werknemer de informatie uit de mediation met hun partner mogen delen. Deze heeft dan wel de geheimhoudingsplicht.
Ook kunnen deelnemers afpreken dat zij bepaalde informatie, zoals de resultaten uit de mediation, wél met derden, bijvoorbeeld collega’s en/of relaties mogen delen.
In het uiterste geval kunnen deelnemers afspreken dat de geheimhouding volledig vervalt. De mediator die een veilige omgeving wil creëren bij de mediation, zal terughoudend hierop reageren. De veilige basis vermindert sterk, waardoor ook de kans op resultaat wordt verkleind.
Geheimhoudingsverklaring voor derden
Wanneer derden bij de mediation betrokken worden (advocaten, HR, directeur, adviseurs) laat de mediator hen een geheimhoudingsverklaring tekenen. Hierdoor geldt voor hen dezelfde geheimhouding en kunnen zij dus vrij spreken met de partij die zij adviseren.