HR - werkwijzer arbeidsmediation

HR/P&O medewerkers

HR of P&O medewerkers kunnen diverse rollen spelen tijdens een arbeidsconflict en een daaruit volgende mediation. De rol varieert naar gelang de situatie.

Ze zijn deelnemer aan de mediationtafel.
Ze ondersteunen het management of de werknemer.
Ze zijn op de achtergrond aanwezig, omdat ze reeds bij het conflict betrokken waren vóór de start van mediation
Ze verwijzen naar mediation.
Ze worden betrokken bij het uitwerken van de oplossing.
Ze bemiddelen zelf in kleine geschillen.

Wat mag HR van de arbeidsmediator verwachten?

HR mag van de arbeidsmediator verwachten dat hij/ zij het veld begrijpt waarbinnen HR werkt. De mediator begrijpt diens positie ten opzicht van de werkgever en werknemer of vraagt na wat deze is. Vaak heeft HR zelf al bemiddeld tussen de deelnemers of deze gecoacht om tot een oplossing te komen. Daarnaast verwacht HR dat de arbeidsmediator een veilige en vertrouwelijke omgeving creëert, waar deelnemers zich vrij voelen om te praten.

meer…

Wanneer een HR medewerker plaats wil nemen aan de mediationtafel, is het belangrijk vooraf duidelijke afspraken te maken over diens rol. De mediator vraagt de deelnemers of zij instemmen met de deelname van een HR-vertegenwoordiger. Als deelnemers hier niet mee instemmen, dan koppelt de mediator deze boodschap terug naar HR. Omdat mediation op basis van vrijwilligheid verloopt, kunnen deelnemers nooit gedwongen worden om met iemand aan de mediationtafel te zitten.

HR mag verder van de mediator verwachten dat deze voortvarend te werk gaat. Als HR geïnformeerd wil worden over het verloop van het proces, dan overlegt de mediator dit vooraf met HR en de deelnemers. Alle deelnemers moeten hiermee instemmen. Voor de transparantie deelt de mediator de informatie meestal per e-mail waarbij alle betrokkenen in de cc staan.

HR mag eveneens verwachten dat de arbeidsmediator:

met de deelnemers bespreekt welke partijen bij de mediation betrokken moeten worden.
met de deelnemers bespreekt welke informatie gedeeld wordt met derden.
bespreekt welke rol HR heeft.
bespreekt welke informatie in het personeelsdossier komt en
bespreekt hoe de door de deelnemers gevonden oplossing in het bedrijf past.

Beëindiging dienstverband

Op het moment dat en mediation eindigt met een beëindiging van het dienstverband met wederzijds goedvinden (een exit-regeling), dan bespreekt de mediator met de deelnemers wie vanuit het bedrijf betrokken moeten worden.

De mediator bespreekt met de deelnemers wie het concept VSO (vaststellingsovereenkomst) opstelt. Zowel HR, vanuit het bedrijf, een betrokken jurist, of de mediator kan deze opstellen. In gespannen situaties verdient de mediator de voorkeur, vanwege zijn neutraliteit. Beide deelnemers hebben dan meer vertrouwen in de VSO.

verbergen…

Wat mag de arbeidsmediator van HR verwachten?

De HR-afdeling bereidt de deelnemers goed voor op de komst van de mediator, zodat de deelnemers weten waar ze aan toe zijn.

HR bespreekt met de deelnemers waarom een mediator is benaderd en ligt ook de keuze voor een bepaalde (externe of interne) mediator toe. Wanneer er een interne mediator is, ligt het voor de hand om die eerst te benaderen. HR heeft de positie om ervoor te zorgen dat deze weg bewandeld wordt en kan hierover ook met de interne mediator overleg hebben.

meer…

HR houdt op met zelf bemiddelen wanneer de onpartijdigheid in het gedrang is of er sprake kan zijn van belangenverstrengeling of dit zo gezien kan worden door één van de betrokkenen. Het kan ook zijn dat de HR-afdeling onvoldoende expertise (kennis en vaardigheden) heeft om het conflict te begeleiden.

De HR-afdeling kan in de verleiding komen om deelnemers te vragen naar de vorderingen van het mediationproces. De deelnemers hebben echter getekend voor geheimhouding. Zij mogen enkel informatie verstrekken, indien zij dit hebben afgesproken in de mediation.

verbergen…

Vragen uit de praktijk

Wanneer adviseert u arbeidsmediation en wanneer niet?

Arbeidsmediation kan op elk moment in een lastige arbeidsrelatie worden ingezet.

Indicaties vóór arbeidsmediation

emoties spelen hoog op
betrokkenen zitten vast in een zich herhalend patroon
juristen zijn bij het conflict betrokken
re-integratie stagneert
partijen luisteren niet meer naar elkaar
het wederzijds of enkelzijdig vertrouwen is weg
één van de twee betrokkenen wenst mediation
betrokkenen bejegenen elkaar vijandig

Indicaties tégen arbeidsmediation

Er heeft nog geen direct gesprek zónder derden plaatsgevonden en dit is nog wel mogelijk.
Eén van twee is te ziek (diagnose door bedrijfsarts) om een gesprek aan te kunnen gaan.
Eén van twee wil onder geen enkele voorwaarde deelnemen aan mediation.

In het algemeen geldt: als partijen het zelf, zonder hulp van buitenaf, kunnen oplossen, is dat meestal beter. Tegelijkertijd is mediation ook weer beter dan het ge-escaleerde alternatief: de rechter. Mediation kan ook worden ingezet als er al advocaten betrokken zijn of zelfs een rechtszaak loopt. Vaak is er dan ruimte en bereidwilligheid om in een mediation-onderhandeling snel tot afspraken te komen.

Voor handvatten voor het zelf oplossen van een beginnend conflict, kijkt u hier.

U heeft een eenvoudig conflict en wilt erger voorkomen, kan dat met mediation?

Ja. Wanneer een situatie op een conflict begint te lijken betekent dat dat partijen een moeilijk gesprek samen moeten voeren: zijn wij nog goed voor elkaar en wat hebben we van elkaar nodig om het weer soepel te laten werken. Een mediator kan dit gesprek goed begeleiden.

Het kan belangrijk zijn om dit wel van te voren veilig te maken bij partijen. Leg uit waarom u een mediator inschakelt, dat dit heel normaal is en wat het doel is. Mocht dit voor heel veel weerstand zorgen, dan kan dat ook een mooie incentive voor de deelnemers zijn om toch zelf de situatie op te lossen.

Wat wil de mediator van u weten bij een verwijzing?

Checklist HR voordat deze verwijst naar een arbeidsmediator

Conflicthouders voorbereiden, is er een informatiefolder?
Wie is opdrachtgever (let op bij verzuim, welk contract heb je…)
Wie heeft welk mandaat
Wie neemt beslissingen
Wie betaalt en wat zijn de kosten (let op bij contracten in verzuimbegeleiding)
Hoe zou u betrokken willen zijn?
Welke kennis van bv arbeidsrecht, wet poortwachter en ontslagrecht heeft u nodig

Zie ook het conflictanalyse model

Hoe informeert u betrokkenen over uw advies om een arbeidsmediator te betrekken ?

Breng dit altijd in de vragende vorm, gekoppeld aan uw zorg: “mijn zorg is dat deze situatie zich niet vanzelf oplost en jullie steeds meer energie gaat kosten. Mijn voorstel is daarom om een mediator te vragen om deze situatie met jullie op te lossen. Is dat ok?” Hoe meer ruimte u geeft, hoe groter het commitment zal zijn.

Als u wordt betrokken in een arbeidsmediation, hoe bepaalt u dan uw rol ten opzichte van de werknemer en de werkgever?

Dit hangt af van wat uw invulling van uw rol tot dan toe: was u vooral procesbegeleider, of juist casemanager, of juridisch adviseur van de werkgever? Voor alle betrokkenen is het prettig om hier zo transparant mogelijk over te zijn. Dit zorgt voor meer veiligheid, ook wanneer een deelnemer misschien iets anders van u verwacht.

Het kan zijn dat een werknemer u als onderdeel van zijn/haar probleem is gaan zien, ondanks uw intenties.

Stel er wordt een onderhandeling gestart over een beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Hoe werkt dat voor uw (HR) positie als deelnemer aan de mediation?

Dit hangt af van uw invulling van uw rol. Het komt voor dat HR deze onderhandeling namens werkgever grotendeels doet. Het kan ook zijn dat HR dan juist uit beeld verdwijnt, omdat zij meer de re-integratiekant doen.

Hoe wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang van de mediation als u niet direct betrokken bent?

Dit doet de mediator in principe niet, tenzij dit met de deelnemers en u is afgesproken. Er kan, wanneer dit voor beide deelnemers ok is, worden afgesproken dat de mediator u van het proces op de hoogte houdt.

Mediation bij Ziekteverzuim: mag de mediator de bedrijfsarts bellen?

Met toestemming van beide deelnemers mag dat.

Hoe informeert u de organisatie (collegae) over een mediation?

Bij voorkeur alleen met toestemming van de direct betrokkenen bij de mediation.

Kunt u een kopie van de (vaststellings)overeenkomst in het personeelsdossier voegen?

Dit kan alleen wanneer dit in de overeenkomst is afgesproken. De mediator bespreekt dit, conform zijn/haar gedragsregels, met de deelnemers voordat de overeenkomst wordt getekend.